会議以外にオンラインでできるものって何がある？オンラインサービスを使いこなそう！

ウィズコロナの中、今はオンラインでの会議は当たり前となっています。しかし、まだ機会が少なく、オンライン会議の機能を上手に使いこなせない方も多いでしょう。オンライン会議で使えるアプリケーションソフトウェアにはどんなものがあるのか。それぞれの特徴や、会議以外でもオンラインでできるサービスをご紹介します。

オンライン会議アプリの種類

無料で使える会議アプリ

メッセンジャー系といわれ、主に個人向けの会議アプリです。代表的なものを以下に紹介します。
１．LINE：グループでの「ビデオチャット」でPC版LINEのほか、スマートフォン同士でも画面を共有することが可能です。ただし、ピッチアウト（指で拡大すること）ができないところがデメリットといえます。
２．Microsoft Skype： 2020年4月よりアカウント登録なしで招待することが可能となりました。また、バーチャル背景にも対応しています。
３．Facebook Messenger：アカウントの登録が必須となります。2020年4月より、新たにビデオ会議ソフトとして「Messenger Rooms」が提供されています。

有料の会議アプリ

元々法人向けに提供されていたものですが、最近では個人でも利用できるようになっています。ただし、利用料がかかったり、様々な制限があったりします。もちろんその分ビジネス上で利用することに向いているため、最近注目されているアプリです。
１．Google Meet：当初有料でしたが、2020年4月より無料での提供を行っています。ただし、60分の時間制限があることに注意が必要です。主催者そして参加者ともに、アカウントの登録が必須となっています。
２．Zoom：世界で一番利用が多いといわれるZoom。参加者が2名までであれば時間は無制限で無料で利用できますが、3名以上になると40分に制限され、それ以上利用する場合は有料となります。
３．Microsoft Teams：有料プランと無料プランがあり、主催者および参加者はアカウントの登録が必要です。バーチャル背景にも対応しており、参加者全員が同じ部屋にいるように見えるトゥギャザーモードを利用することもできます。無料プランでも時間制限がないことが魅力となっています。

会議以外で利用できるツールやアプリにはこんなものが！

オンライン名刺交換

「新しい生活様式」としても推奨されているオンライン名刺交換。利用している方も多いのではないでしょうか？　オンライン名刺交換で有名なアプリといえば「名刺アプリEight」。アプリユーザー同士でオンライン名刺の交換が可能な機能を実装しているほか、ユーザー以外に対しても名刺のデータをURLにして送付できたり、QRコードにして読み取ってもらうことも可能です。QRコードを埋め込んだZoomのバーチャル背景も用意されており、いろんな方法で名刺交換を行うことができます。

電子契約

テレワークや在宅勤務の普及により、必要性が見直されてきた押印制度。それに合わせて最近注目されているのが電子契約です。電子契約においては、電子署名法により本人による電子署名を施した電子ファイル（電磁的記録）についても法的効果が認められており、アプリを使って電子署名をすることで押印不要の契約が可能となっています。有名なのが「クラウドサイン」。事前にお互いの合意が済んでいる契約書や発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより電子署名が施される仕組みになっています。締結日時の証明についても「認定タイムスタンプ」機能が用意されていますので、それで証明可能です。さらに、電子署名が施された書類の保管や管理もクラウド上で行うことができることから、大変便利で、導入する企業が増えています。

オンライン決済

そもそも政府の還元事業の後押しがあったことから急速に拡大したキャッシュレス決済。QRコード決済とクレジットカード決済があり、QRコード決済は読み取り端末が必要なため、オンライン決済においては、クレジットカード決済の方が普及しています。クレジットカード決済は手数料が高いことがデメリットですが、それ以上に販売促進につながりやすいというメリットもありますので、もし事業で必要かなと思った場合は、導入を前向きに検討してみましょう。

クラウドサービスをもっと活用しよう！

ビジネス上のさまざまな業務はクラウドサービスを活用することで、オンラインやリモートでの作業が可能になります。適切なクラウド事業者を選定すれば、クラウド事業者が提供するセキュリティ対策を利用できることに加え、全員の仕事やタスクを見える化できること、さらには誰かが利用しているパソコンが壊れた場合でもデータを失わずに済みますし、全員で共有することで業務の円滑化が図れることがメリットです。クラウドサービスで有名なのが「Dropbox」。オフラインとオンライン、パソコンとスマートフォンなど異なる環境にあるデータを同期して、1か所に簡単に保存できることが特徴です。他のユーザーとファイルを共有して共同で編集することもできるため、最近のテレワークではとても重宝されています。

オンラインで利用できるアプリは日々進化しています。これからも業務効率化のためのサービスが登場してくることは大いに予想されます。情報には常に敏感になっておき、自分の仕事に有利なものは積極的に取り入れるようにしましょう。

（※本ページに記載されている情報は2020年12月18日時点のものです）